Gedragscode

Gedragscode voor zakenpartners van Plaud

Voor alle zakelijke partners (inclusief leveranciers, verkopers, aannemers, consultants, agenten, distributeurs, wederverkopers, klanten en andere derden)

Ingangsdatum: 10 januari 2026
Versie: 1.0

Deze gedragscode voor zakelijke partners van Plaud is bindend voor zakelijke partners bij elk van de volgende gebeurtenissen: (a) ondertekening van dit document door een vertegenwoordiger van de zakelijke partner; (b) ondertekening van een contract dat een link of verwijzing naar dit document bevat; of (c) voortzetting van de levering van goederen of diensten aan Plaud na ontvangst van dit document (of een link ernaar) via e-mail of andere schriftelijke middelen.

Samenvatting van de belangrijkste toezeggingen

Deze samenvatting benadrukt de belangrijkste verplichtingen. Zakelijke partners dienen de volledige gedragscode en alle toepasselijke overeenkomsten en wetten te lezen en na te leven.

Wettelijke naleving

Houd u aan alle toepasselijke wet- en regelgeving (inclusief die met een extraterritoriale werking).
Zorg voor een nauwkeurige boekhouding en administratie en werk mee aan wettelijke controles en beoordelingen.

Ethiek en integriteit

Doe zaken eerlijk en rechtvaardig; vermijd misleidende of onethische praktijken.
Bescherm de reputatie en het goede naamsbekendheid van Plaud in de publieke communicatie.

Bestrijding van omkoping en corruptie

Houd u aan alle wetten tegen omkoping/corruptie (bijv. de FCPA in de VS, de Bribery Act in het VK).
Bied, geef, vraag of accepteer nooit ongepaste voordelen, steekpenningen of faciliteringsbetalingen.
Meld eventuele belangenconflicten onmiddellijk.

Handelscontroles en sancties

Houd u aan de exportcontroles en economische sancties (VN, EU, VS OFAC/BIS, VK en andere).
Ga niet in zee met gesanctioneerde personen of entiteiten.
Gebruik producten/technologie niet voor verboden doeleinden, personen, entiteiten of bestemmingen.
Lever geen diensten, producten of technologie aan Plaud in strijd met de wetgeving.
Breng Plaud onmiddellijk op de hoogte van elk risico op sancties of een eventuele plaatsing op de lijst.

Bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering

Voldoe aan de AML/ATF-voorschriften en waarborg de financiële integriteit.

Privacy, informatiebeveiliging en vertrouwelijkheid

Bescherm persoonlijke gegevens en vertrouwelijke informatie; gebruik deze uitsluitend zoals toegestaan voor werkzaamheden in verband met Plaud.
Als u optreedt als gegevensverwerker, dient u de vereiste beveiligingsmaatregelen te treffen (waaronder het melden van een datalek binnen 24 uur) en de naleving door Plaud te ondersteunen.

Mensenrechten en arbeid

Respecteer de mensenrechten; verbied dwangarbeid, mensenhandel en kinderarbeid.
Zorg voor een niet-discriminerende werkomgeving en respecteer de vrijheid van vereniging; houd u aan de wetgeving inzake lonen en werktijden.

Gezondheid, veiligheid en milieu

Zorg voor veilige arbeidsomstandigheden; beheers gevaren en noodsituaties.
Houd u aan de milieuwetgeving; verminder vervuiling en de ecologische voetafdruk waar mogelijk.

Verantwoordelijkheid in de toeleveringsketen

Geef vergelijkbare eisen door aan onderaannemers en leveranciers en voer de nodige due diligence uit.
Werk mee aan corrigerende maatregelen en herstelacties wanneer zich problemen voordoen.

Spreek je uit en werk samen

Meld vermoedelijke overtredingen en werk mee aan onderzoeken en verzoeken van toezichthouders (voor zover wettelijk toegestaan).
Zorg voor bescherming tegen represailles bij meldingen te goeder trouw.

Gedragscode voor zakelijke partners

Van toepassing op Plaud Inc. en al haar gelieerde ondernemingen (“Plaud”) en alle zakelijke partners (zoals hieronder gedefinieerd).

1. Doel

Plaud streeft naar de hoogste normen op het gebied van integriteit, wettelijk gedrag en verantwoorde zakelijke praktijken. Deze gedragscode beschrijft de verwachtingen van Plaud ten aanzien van de wijze waarop zakelijke partners zaken doen met Plaud en/of Plaud vertegenwoordigen, in welke hoedanigheid dan ook.

2. Omvang en toepasbaarheid

2.1 Op wie dit van toepassing is

Deze gedragscode is van toepassing op alle derden die producten of diensten aan Plaud leveren of anderszins zaken doen met Plaud, waaronder (maar niet beperkt tot): leveranciers, fabrikanten, verkopers, aannemers, consultants, professionele dienstverleners, agenten, adviseurs, distributeurs, wederverkopers, verkoopvertegenwoordigers, kanaalpartners, implementatiepartners, logistieke dienstverleners, outsourcingpartners, joint venture-partners, klanten en andere derden (elk een "zakelijke partner").

2.2 Basislijn voor naleving

Zakelijke partners moeten (a) zich aan deze gedragscode houden, (b) zich houden aan alle toepasselijke wetten, regels, voorschriften en overheidsbesluiten in alle rechtsgebieden waar zij actief zijn, inclusief wetten met een extraterritoriale reikwijdte, en (c) open en coöperatief zijn met toezichthouders die dergelijke wetten handhaven.

2.3 Doorstroming naar beneden

Zakelijke partners moeten vergelijkbare verplichtingen opleggen aan hun eigen personeel, onderaannemers, agenten en leveranciers die betrokken zijn bij werkzaamheden voor Plaud, en blijven verantwoordelijk voor de naleving hiervan in verband met Plaud-gerelateerde werkzaamheden.

2.4 Prioriteit van het contract

Deze gedragscode vormt een aanvulling op de contractuele verplichtingen. Indien een Plaud-overeenkomst strengere eisen stelt dan deze gedragscode, zijn de strengere eisen van toepassing.

3. Definities

Gelieerde onderneming(en) : Elke entiteit die Plaud Inc. direct of indirect controleert, door Plaud Inc. wordt gecontroleerd of onder gemeenschappelijke controle staat met Plaud Inc.

Toepasselijk recht : Alle toepasselijke internationale, nationale, regionale en lokale wetten, voorschriften, richtlijnen, regels en bindende overheidsbesluiten.

Persoonsgegevens : Alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon, inclusief (indien van toepassing) persoonsgegevens zoals gedefinieerd in de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming.

Personeel van de zakenpartner : De directeuren, functionarissen, werknemers, aannemers, agenten, vertegenwoordigers, onderaannemers en toegestane leveranciers van de zakenpartner die betrokken zijn bij activiteiten die verband houden met Plaud.

Gevaarlijke inhoud : Inhoud met betrekking tot politiek, religie, beledigingen, geruchten, intimidatie, geweld, etniciteit, ras, grensgevallen, pornografie, obsceniteit of andere aanstootgevende, extreme of illegale uitspraken, video's of afbeeldingen.

4. Ethiek en integriteit

4.1 Eerlijke en oprechte handel

Zakelijke partners dienen ethisch en integer te handelen, bedrog te vermijden en zaken te doen op een manier die de reputatie en goodwill van Plaud ten goede komt.

4.2 Nauwkeurige registraties

Zakelijke partners moeten volledige, nauwkeurige en waarheidsgetrouwe gegevens bijhouden met betrekking tot de activiteiten van Plaud (inclusief facturen, bewijsstukken en transactiegegevens) en mogen geen valse, misleidende of kunstmatige gegevens invoeren.

4.3 Geen misleidende of onethische praktijken

Zakelijke partners mogen zich niet bezighouden met misleidende, illegale, lasterlijke, obscene of onethische praktijken en moeten ervoor zorgen dat hun gedrag er niet toe leidt dat Plaud de toepasselijke wetgeving of branchecodes overtreedt.

5. Bestrijding van omkoping en corruptie

5.1 Naleving van wetten tegen omkoping

Zakelijke partners moeten voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving inzake omkoping en corruptie, waaronder (indien van toepassing) de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) en de Britse Bribery Act.

5.2 Verbod op ongeoorloofde voordelen

Zakelijke partners mogen, direct noch indirect, iets van waarde vragen, aanbieden, beloven, autoriseren, geven of accepteren om een oneigenlijk voordeel te behalen of een beslissing te beïnvloeden (ook niet bij Plaud-personeel, Plaud-klanten, leveranciers, overheidsfunctionarissen of derden). Verboden voordelen omvatten, maar zijn niet beperkt tot: kortingen (expliciet of verborgen), contant geld, cadeaubonnen, fysieke goederen, effecten, reizen, gastvrijheid, entertainment (zoals banketten of rondleidingen) of andere materiële of immateriële voordelen – tenzij dit uitdrukkelijk is toegestaan in een schriftelijke overeenkomst en in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving.

5.3 Bediening van geschenken en entertainment

Zakelijke partners mogen geen geschenken of andere waardevolle zaken aanbieden of accepteren om oneigenlijke voordelen of invloed te verkrijgen, en moeten ervoor zorgen dat toegestane geschenken/gastvrijheid: (a) redelijk en passend zijn, (b) niet vaak voorkomen, (c) transparant en correct worden vastgelegd, (d) geen contant geld of equivalent daarvan zijn, en (e) voldoen aan de toepasselijke wetgeving.

5.4 Niet onrechtmatig handelen namens Plaud

Zakelijke partners mogen niet namens Plaud of ten behoeve van Plaud handelen op een manier die in strijd is met de toepasselijke wetgeving of de geldende industrienormen.

5.5 Controle op onderaannemers

Zakelijke partners moeten ervoor zorgen dat hun personeel, gelieerde ondernemingen en onderaannemers zich aan dit anti-omkopingsartikel houden.

6. Belangenconflicten

6.1 Vermijd conflicten

Zakelijke partners dienen elke relatie, transactie of activiteit te vermijden die een conflict creëert (of lijkt te creëren) met het onderhouden van een objectieve en eerlijke zakelijke relatie met Plaud.

6.2 Openbaarmaking

Zakelijke partners moeten Plaud onmiddellijk en zonder onnodige vertraging op de hoogte stellen van elk feitelijk of potentieel belangenconflict, inclusief persoonlijke relaties met Plaud-medewerkers die van invloed kunnen zijn op de besluitvorming.

7. Concurrentie / naleving van de antitrustwetgeving

Zakelijke partners moeten zich strikt houden aan de geldende mededingingswetgeving en mogen geen concurrentieverstorende activiteiten of overeenkomsten aangaan (bijv. prijsafspraken, biedfraude, marktverdeling) en moeten zich verzetten tegen illegale kartels.

8. Verantwoorde communicatie en inhoudsbeperkingen

8.1 Geen schadelijke of onwettige inhoud

Zakelijke partners mogen geen gevaarlijke inhoud publiceren, verspreiden of activiteiten uitvoeren die daarmee verband houden.

8.2 Geen reputatieschade

Zakelijke partners mogen geen activiteiten ondernemen die de goede naam, reputatie of belangen van Plaud negatief beïnvloeden, waaronder het plaatsen van ongunstige opmerkingen over Plaud of haar gelieerde ondernemingen op sociale media of andere kanalen, behalve in het kader van rechtmatige klokkenluidersactiviteiten, beschermde activiteiten of openbaarmakingen die wettelijk vereist of beschermd zijn.

8.3 Nalevingswaarborg

Zakelijke partners moeten ervoor zorgen dat hun publieke communicatie en gedrag er niet toe leiden dat Plaud de toepasselijke wetgeving of branchecodes overtreedt.

9. Handelsbeperkingen, exportbeperkingen en economische sancties

9.1 Naleving van sancties en handelscontroles

Zakelijke partners moeten voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving inzake handelscontrole, exportcontrole en economische sancties, inclusief die welke worden beheerd/gehandhaafd door de Verenigde Naties, de EU en de lidstaten, de Verenigde Staten (inclusief OFAC en BIS) en het Verenigd Koninkrijk ("Sanctiewetten").

9.2 Geen transacties met gesanctioneerde partijen (Garantie zakelijke partner)

De zakelijke partners verklaren en garanderen dat noch zijzelf, noch hun medewerkers het doelwit zijn van sanctiewetgeving, en dat zij geen gesanctioneerde persoon of entiteit bezitten of controleren, noch door een gesanctioneerde persoon of entiteit worden bezeten of gecontroleerd.

9.3 Geen verboden gebruik van de opbrengsten / omleiding

Zakelijke partners mogen de opbrengsten van Plaud-gerelateerd werk niet direct of indirect gebruiken, of ter beschikking stellen aan enige persoon of entiteit, op een wijze die zou leiden tot een schending van de sanctiewetgeving door welke partij dan ook.

9.4 Meldingsplicht

Zakelijke partners moeten Plaud onmiddellijk op de hoogte stellen als zij kennis krijgen van een daadwerkelijke of mogelijke schending van de sanctiewetgeving, of als zijzelf of personeel van een zakelijke partner een gesanctioneerde persoon wordt.

9.5 Export-/douanevoorschriften

Zakelijke partners moeten voldoen aan de geldende exportcontroles en douanevoorschriften met betrekking tot verzendingen/overdrachten van goederen, software, technologie en betalingen. Zakelijke partners moeten ervoor zorgen dat de producten van Plaud uitsluitend worden gebruikt voor wettige, civiele en niet-militaire/niet-nucleaire doeleinden, en niet voor de ontwikkeling, productie of het gebruik van massavernietigingswapens, raketsystemen of militaire uitrusting.

Zakelijke partners mogen de producten van Plaud niet doorverkopen, doorvoeren of opnieuw exporteren naar een land, natuurlijke persoon of entiteit die onder sancties valt.

Zakelijke partners garanderen dat de levering van alle producten, diensten, software, technologie, technische gegevens en bijbehorende ondersteuning aan Plaud volledig voldoet aan alle toepasselijke sanctiewetgeving, en dat dergelijke producten, diensten of technologieën niet afkomstig zijn van, worden doorgevoerd via, worden geleverd aan, of anderszins betrekking hebben op een gesanctioneerd land, regio, persoon of entiteit, noch worden ze gebruikt op een manier die zou leiden tot een schending van de sanctiewetgeving door Plaud of een van haar gelieerde ondernemingen.

10. Bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering

Zakelijke partners moeten voldoen aan alle toepasselijke AML- en ATF-wetten, financiële integriteit waarborgen, nauwkeurige en volledige boekhoudkundige gegevens bijhouden en maatregelen implementeren om witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen.

11. Gegevensbescherming, informatiebeveiliging en vertrouwelijkheid

11.1 Algemene naleving van privacy- en beveiligingsvoorschriften

Zakelijke partners moeten voldoen aan alle toepasselijke wetten inzake persoonlijke bescherming en informatiebeveiliging en de privacy van personen en de beveiliging van vertrouwelijke activa en informatie beschermen.

11.2 Vertrouwelijkheid van persoonsgegevens

Zakelijke partners dienen de persoonsgegevens van de medewerkers van Plaud en alle personen die betrokken zijn bij de dienstverlening strikt vertrouwelijk te behandelen en deze gegevens uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van de betreffende overeenkomst/opdrachten en zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving. Persoonsgegevens die door Plaud worden verstrekt, dienen als vertrouwelijke informatie van Plaud te worden behandeld.

11.3 Delen binnen de groep en overdracht naar het buitenland

Zakelijke partners stemmen ermee in dat Plaud informatie (inclusief persoonsgegevens en resultaten) binnen de Plaud-groep mag delen voor uniform informatiebeheer, en dergelijke informatie mag overdragen naar servers in het buitenland na het voltooien van de procedures die vereist zijn door de toepasselijke wetgeving.

11.4 Indien de zakelijke partner optreedt als gegevensverwerker

Wanneer de zakelijke partner namens Plaud persoonsgegevens verwerkt, moet deze aan de volgende vereisten voldoen:

Voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake privacy en beveiliging;
Persoonlijke gegevens strikt vertrouwelijk behandelen (als vertrouwelijke informatie van Plaud);
Verkrijg expliciete, geïnformeerde en schriftelijke toestemmingen van de betrokken personen, zoals vereist en zoals voorgeschreven door Plaud;
Houd een register bij van toestemmingen en verstrek de originelen op verzoek;
Persoonsgegevens worden strikt verwerkt volgens de in de documentatie van Plaud vastgelegde instructies en de toepasselijke wetgeving;
passende technische en organisatorische maatregelen implementeren en handhaven, in overeenstemming met de industrienormen en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, ter bescherming tegen ongeoorloofde/onrechtmatige verwerking en onbedoeld verlies, vernietiging of beschadiging;
Plaud bijstaan bij het beantwoorden van verzoeken om individuele rechten (toegang, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, enz.);
Breng Plaud onmiddellijk op de hoogte van elk datalek met betrekking tot persoonsgegevens, en in ieder geval binnen 24 uur nadat u hiervan kennis hebt genomen;
Volledig meewerken aan het onderzoek van Plaud en voldoen aan de wettelijke verplichtingen;
Persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang als nodig is voor de door Plaud vastgestelde doeleinden of zoals vereist door de toepasselijke wetgeving;
Na voltooiing van de diensten of op verzoek van Plaud, dient u alle persoonsgegevens op een veilige manier te vernietigen en de vernietiging te bevestigen;
Plaud schadeloos stellen en vrijwaren voor gedekte vorderingen en verliezen die voortvloeien uit schending van deze verplichtingen; en
Plaud toestemming geven om, na redelijke voorafgaande kennisgeving en tijdens kantooruren, de naleving te controleren, inclusief toegang tot relevante documenten, personeel en systemen.
11.5 Bescherming van vertrouwelijke activa

Zakelijke partners moeten de vertrouwelijke activa en informatie van Plaud (en waar van toepassing, de vertrouwelijke informatie van de klanten van Plaud) beschermen en processen handhaven om dergelijke informatie te beveiligen.

11.6 Intellectueel eigendom

Zakelijke partners dienen de intellectuele eigendomsrechten van Plaud en derden te respecteren, toevertrouwde bedrijfsgeheimen te beschermen en ongeoorloofde openbaarmaking te voorkomen.

12. Mensenrechten, arbeidsnormen, inclusie en diversiteit

12.1 Moderne slavernij, dwangarbeid en mensenhandel

Plaud hanteert een nultolerantiebeleid ten aanzien van moderne slavernij, waaronder dwangarbeid, schuldslavernij, gedwongen gevangenarbeid, kinderarbeid, mensenhandel, dienstbaarheid en elke vorm van dwang of uitbuiting. Zakelijke partners moeten proactieve maatregelen nemen om risico's op moderne slavernij binnen hun eigen activiteiten en in hun toeleveringsketens te voorkomen, te identificeren, te beperken en te verhelpen. Alle werkzaamheden moeten vrijwillig zijn en werknemers moeten vrij zijn om hun dienstverband te beëindigen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

(a) Verbod op dwangarbeid

Zakelijke partners mogen geen gebruik maken van, steun verlenen aan of profiteren van enige vorm van dwangarbeid, verplichte arbeid of onvrijwillige arbeid, waaronder, maar niet beperkt tot:

Gevangenisarbeid waar dit niet is toegestaan volgens de wet of internationale normen;

dwangarbeid of schuldslavernij (inclusief schulden die verband houden met werving);

contractarbeid;

arbeid verkregen door dwang, bedreigingen, intimidatie of machtsmisbruik;

Mensenhandel voor arbeid of diensten.

Alle werkzaamheden moeten vrijwillig zijn en werknemers moeten vrij zijn om hun dienstverband te beëindigen na een redelijke opzegtermijn, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

(b) Geen wervingskosten en eerlijke werving

Zakelijke partners moeten ervoor zorgen dat:

Werknemers worden niet direct of indirect kosten in rekening gebracht voor werving, plaatsing, medische kosten, reizen, visa of inwerkperiode;
Wervingsbureaus of arbeidsbemiddelaars (indien ingeschakeld) dienen zich te houden aan de toepasselijke wetgeving en deze gedragscode;
Werknemers ontvangen duidelijke, schriftelijke arbeidsvoorwaarden in een taal die ze begrijpen voordat ze aan het werk gaan;
De arbeidsvoorwaarden worden na indiensttreding niet vervangen of gewijzigd op een manier die nadelig is voor de werknemer.
Indien er wervingskosten in rekening zijn gebracht, dienen zakelijke partners ervoor te zorgen dat de getroffen werknemers volledig worden vergoed.

(c) Vrijheid van beweging en behoud van documenten

Zakelijke partners mogen niet:

Identiteitsdocumenten, paspoorten, visa, werkvergunningen of persoonlijke bezittingen van werknemers in beslag nemen, achterhouden, vernietigen of de toegang daartoe beperken;
eisen stortingen of financiële garanties als voorwaarde voor de aanstelling;
onredelijke beperkingen opleggen aan de bewegingsvrijheid van werknemers, ook buiten werktijd.

12.2 Verbod op kinderarbeid en bescherming van jonge werknemers

Zakelijke partners mogen geen kinderarbeid inzetten. De minimumleeftijd voor tewerkstelling moet gelijk zijn aan of hoger zijn dan de minimumleeftijd die is vastgesteld in de toepasselijke wetgeving en de verdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie; de werktijden voor jonge werknemers moeten voldoen aan de geldende limieten. Werknemers onder de 18 jaar mogen geen gevaarlijk werk of nachtwerk verrichten.

12.3 Menswaardige behandeling en arbeidsomstandigheden

Zakelijke partners moeten alle werknemers met waardigheid en respect behandelen en een werkplek bieden die vrij is van discriminatie, intimidatie, geweld, pesten, represailles, bedreigingen of andere onmenselijke, vernederende of beledigende behandelingen; alle arbeidsomstandigheden moeten eerlijk zijn en voldoen aan de toepasselijke wetgeving. Werktijden, rustdagen, lonen, secundaire arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden moeten voldoen aan de toepasselijke wetgeving en mogen niet worden gebruikt als middel tot dwang of controle. Zakelijke partners moeten de wetgeving inzake lonen, secundaire arbeidsvoorwaarden en werktijden naleven; tijdig en begrijpelijke loonstroken verstrekken; en ervoor zorgen dat overuren binnen de wettelijke grenzen blijven.

12.4 Vrijheid van vereniging

Zakelijke partners moeten de rechten van werknemers op vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen respecteren, in overeenstemming met de lokale wetgeving en internationale normen.

13. Gezondheid, veiligheid en welzijn

13.1 Veilige werkplek

Zakelijke partners moeten voldoen aan de geldende gezondheids- en veiligheidswetten en procedures hanteren om risico's te minimaliseren, ongevallen te voorkomen en een veilige werkplek te garanderen.

13.2 Systematisch beheer van gezondheid en veiligheid

Zakelijke partners dienen een systematische aanpak voor veiligheidsbeheer te hanteren met continue verbetering, inclusief noodbeheer, brandpreventie en verantwoord chemisch beheer.

13.3 Minimale beheersmaatregelen (indien van toepassing)

Waar relevant dienen zakelijke partners gevaren en beheersmaatregelen te communiceren, trainingen te verzorgen, geschikte persoonlijke beschermingsmiddelen te verstrekken en veilige faciliteiten te onderhouden, waaronder toegang tot sanitaire voorzieningen en drinkwater.

14. Milieuverantwoordelijkheid en klimaatbescherming

14.1 Wettelijke naleving

Zakelijke partners moeten voldoen aan de geldende milieuwetten en vergunningen, inclusief de eisen met betrekking tot luchtverontreiniging, afvalwater, afvalverwerking en gevaarlijke stoffen.

14.2 Preventie van vervuiling en vermindering van de ecologische voetafdruk

Zakelijke partners moeten redelijke maatregelen nemen om de vervuiling te minimaliseren en de ecologische voetafdruk te verkleinen die gepaard gaat met het leveren van goederen/diensten aan Plaud, waaronder, waar mogelijk, efficiënt gebruik van hulpbronnen en afvalvermindering.

14.3 Gevaarlijke stoffen en afvalbeheer

Zakelijke partners moeten op verantwoorde wijze omgaan met gevaarlijke stoffen en zorgen voor conforme opslag, transport, verwijdering, recycling en beheer van afval, luchtverontreiniging en afvalwaterlozingen.

14.4 Klimaat en efficiëntie van hulpbronnen

Van zakelijke partners wordt verwacht dat zij de milieu-impact meten/beheren (indien van toepassing), de uitstoot van broeikasgassen verminderen en efficiënt gebruik van energie, water en grondstoffen bevorderen.

15. ESG, verantwoorde inkoop en due diligence in de toeleveringsketen

15.1 ESG-naleving

Zakelijke partners moeten voldoen aan de toepasselijke ESG-wetgeving en internationaal erkende normen met betrekking tot arbeid, mensenrechten, arbeidsveiligheid en -gezondheid, dwangarbeid, kinderarbeid en milieubescherming.

15.2 Verantwoorde winning en conflictmineralen (indien van toepassing)

Van zakelijke partners wordt verwacht dat zij due diligence uitvoeren om de impact op mensenrechten en het milieu in hun toeleveringsketens te identificeren, te voorkomen en te beperken, ook met betrekking tot relevante grondstoffen waar van toepassing.

15.3 Due diligence en auditondersteuning in de toeleveringsketen

Zakelijke partners moeten de eisen op het gebied van mensenrechten en milieu doorgeven aan hun eerstelijnsleveranciers en meewerken aan audits en herstelplannen van Plaud wanneer zich incidenten of vermoedens voordoen.

15.4 Due diligence van onderaannemers/leveranciers met betrekking tot sancties en ESG

Zakelijke partners moeten de nodige due diligence uitvoeren bij belangrijke onderaannemers en leveranciers om te zorgen voor naleving van de sanctiewetgeving en de ESG/mensenrechtenvereisten in deze gedragscode, en blijven verantwoordelijk voor hun toeleveringsketen.

16. Melden van zorgen, klachtenprocedure en geen represailles

16.1 Meldingsplicht

Zakelijke partners dienen Plaud onmiddellijk op de hoogte te stellen van eventuele juridische overtredingen, schendingen van deze gedragscode of vermoedelijk wangedrag in verband met de activiteiten van Plaud door een e-mail te sturen naar report@plaud.ai.

16.2 Vragen van toezichthouders en derden

Indien wettelijk toegestaan, dienen zakelijke partners alle dagvaardingen, verzoeken van regelgevende instanties, mediavragen of andere verzoeken van derden met betrekking tot Plaud onmiddellijk aan Plaud door te sturen.

16.3 Niet-vergelding

Plaud tolereert geen vergeldingsmaatregelen of intimidatie jegens personen die te goeder trouw een klacht indienen of melding maken van een mogelijke schending van deze Gedragscode. Zakelijke partners moeten vergeldingsmaatregelen verbieden jegens personen die te goeder trouw hun zorgen uiten of meewerken aan een onderzoek.

16.4 Samenwerking

Zakelijke partners moeten volledig meewerken aan onderzoeken, audits en herstelmaatregelen van Plaud.

17. Audits, beoordelingen en monitoring

17.1 Beoordelingsrechten

Plaud kan de naleving van deze Gedragscode evalueren tijdens het onboardingproces en op elk moment gedurende de relatie, onder andere door het opvragen van schriftelijke informatie, op bewijs gebaseerde beoordelingen, certificeringen/verklaringen en (indien van toepassing) audits op locatie. Zakelijke partners moeten de nodige medewerking verlenen en toegang bieden tot "Inspectiemateriaal" (financiële documenten, bonnen, contracten, inventarisgegevens, systeemgegevens). Plaud zal vijf (5) werkdagen van tevoren een melding doen en inspecties uitvoeren tijdens normale kantooruren. Plaud moet strikte vertrouwelijkheid in acht nemen met betrekking tot het Inspectiemateriaal.

17.2 Corrigerende maatregelen

Plaud kan corrigerende maatregelen eisen. Zakelijke partners moeten tijdig corrigerende actieplannen implementeren en de verificatie van de herstelmaatregelen ondersteunen.

18. Overtredingen, rechtsmiddelen en beëindiging

18.1 Gevolgen van niet-naleving

Schendingen van deze gedragscode kunnen leiden tot corrigerende maatregelen, schorsing of beëindiging van de relatie zonder dat Plaud daarvoor aansprakelijk is. Ernstige, onherstelbare of onrechtmatige schendingen kunnen leiden tot onmiddellijke beëindiging zonder dat Plaud daarvoor aansprakelijk is.

18.2 Sanctiegerelateerde remedies

Indien Plaud naar eigen goeddunken redelijkerwijs vaststelt dat een zakelijke partner de toepasselijke sanctiewetgeving heeft overtreden, overtreedt of waarschijnlijk zal overtreden, kan Plaud, zonder voorafgaande kennisgeving en zonder aansprakelijkheid, de zakelijke relatie (geheel of gedeeltelijk) opschorten of beëindigen, de uitvoering stopzetten en/of leveringen of betalingen inhouden. De zakelijke partner zal Plaud en haar gelieerde ondernemingen vrijwaren en schadeloos stellen voor alle daaruit voortvloeiende verliezen, boetes, sancties, schade, aansprakelijkheden, kosten en uitgaven (inclusief redelijke juridische kosten) die voortvloeien uit of verband houden met een dergelijke overtreding of verwachte overtreding.

19. Dankbetuiging

Zakelijke partners kunnen worden verplicht de ontvangst van deze gedragscode te bevestigen en zich ertoe te verbinden de daarin opgenomen normen na te leven, inclusief het waarborgen van naleving door degenen die namens hen optreden.

Erkenning van de zakelijke partner

De zakelijke partner bevestigt hierbij de ontvangst van de Plaud Gedragscode voor Zakelijke Partners en verbindt zich ertoe de daarin opgenomen normen na te leven. De zakelijke partner verbindt zich er verder toe soortgelijke verplichtingen op te leggen aan zijn personeel, onderaannemers, agenten en leveranciers die betrokken zijn bij Plaud-gerelateerde werkzaamheden en mee te werken aan Plaud-beoordelingen en -audits zoals beschreven in de Gedragscode. Het ontbreken van onderstaande handtekening heeft geen invloed op de geldigheid en toepassing van dit document.

Wettelijke naam van de zakenpartner
Naam van de bevoegde ondertekenaar
Titel
Handtekening
Datum